Omgevingsgericht werken voor waterschappen

Waterschappen hebben in hun werk te maken met een veelheid aan belanghebbenden. Maar wie zijn die stakeholders eigenlijk? Wat zijn hun belangen en verwachtingen? En hoe kunnen zij waterschappen helpen bij het bereiken van hun doelen? Het hoogheemraadschap van Rijnland gaat actief op zoek naar antwoorden.

Op zoek naar het vergroten van stakeholderwaarde is het hoogheemraadschap van Rijnland in gesprek met Customeyes in gesprek over imago-onderzoek. Directeur Hans Hylkema: “Wij zien weinig in een imago-onderzoek onder alle burgers. Burgers zijn vaak inactieve stakeholders die nauwelijks betrokken zijn bij het waterschap. Meer dan een paar leuke citaten levert het vaak niet op. Ik raad organisaties dan vaak aan zelf op pad te gaan en gesprekken met burgers aan te knopen. Niet tijdens een inspraakavond, maar vooral door blanco de omgeving te bezoeken. Je kunt het onderzoeksbudget beter reserveren voor stakeholders die essentieel zijn voor het realiseren van je opgaven.”

Stappenplan omgevingsanalyse

De ‘inactieve stakeholder’ is één van de vier stakeholdertypen die in het e-book De kracht van stakeholderwaarde van waterschappen worden onderscheiden. Naast inactieve stakeholders, zijn er actieve, bewuste en gealarmeerde stakeholders. Het onderscheid tussen deze typen is een belangrijk element in het stappenplan dat ook door hoogheemraadschap van Rijnland wordt toegepast. Fred Hoogland, hoofd afdeling Advies van het hoogheemraadschap van Rijnland: “Als je kijkt naar de medewerkers van een waterschap dan constateer ik enorme kennis, vaardigheden op (technisch) inhoudelijk vlak en een grote bevlogenheid om oplossingen te bieden en droge voeten en schoon water te garanderen. Minder ontwikkeld is een breed omgevingsbewustzijn. We zijn al op allerlei gebieden meer en meer in contact met burgers, bedrijven en onze netwerkpartners, maar dat kan echt nog beter. Weten we werkelijk wat bestuurders van andere overheden echt belangrijk vinden, wat een burger weet en verwacht van een waterschap, wat echt essentieel is voor een bedrijf en hoe ons algemeen bestuur hier mee aan gang kan gaan om hun taak goed te kunnen vervullen? Om die reden gaan wij de komende tijd veel aandacht besteden aan ‘van buiten naar binnen denken’. Wij willen daarmee met alle medewerkers en bestuurders aan de slag gaan”.

In 4 stappen omgevingsgericht

In totaal zijn er vier stappen die een organisatie helpen om meer omgevingsgericht te werken. Stap één gaat over het bepalen van de belangen van de eigen organisatie en de doelen die bereikt moeten worden. Bij stap twee wordt in beeld gebracht welke stakeholders belangrijk zijn voor het realiseren van de doelstellingen. De derde stap vergt een omslag in denken: het accent ligt op het begrijpen van de stakeholder en het achterhalen welke belangen zij nastreven en welke zorgen zij hebben. De vierde en laatste stap is om te bepalen met welke stakeholders je wilt en kunt samenwerken.

Stap 1: Bepaal het belang van uw organisatie en welke doelen uw organisatie wilt bereiken;
Stap 2: Breng in beeld welke stakeholders belangrijk zijn voor het realiseren van uw doel;
Stap 3: Begrijp stakeholders en achterhaal welke belangen zij nastreven en welke zorgen zij hebben;
Stap 4: Bepaal met welke stakeholders u wilt én kunt samenwerken.

Van buiten naar binnen

Hylkema: “Wij zien dat veel waterschappen de stap van omgevingsbewustzijn naar stakeholderinzicht proberen te maken. Er wordt al veel samengewerkt met de omgeving, maar men heeft moeite om een geïntegreerde opzet te organiseren. De uitdaging is hoe je jouw eigen mensen mee krijgt. Het stappenplan helpt daarbij. Ik geloof dat het verschaffen van inzicht in de belangen en verwachtingen van stakeholders een eerste stap is in het in beweging brengen van je eigen mensen. Door die inzichten op een goede manier te delen, ontstaat een gezamenlijk beeld. En dat geeft richting, energie en vertrouwen waarmee je aan je toekomst kunt werken.”

Stakeholderwaarde vergroten

Alle stakeholders hebben hun eigen belangen en nemen standpunten in om hun belang zo goed mogelijk te dienen. Drie dimensies spelen daarbij een rol: macht, legitimiteit en urgentie. Communicatieafdelingen werken daarbij met modellen die er vooral op gericht zijn om de kerntaken van een waterschap zo soepel mogelijk gerealiseerd te krijgen. Hoogland: “Wij geloven dat het werken vanuit machtsposities niet altijd bijdraagt aan het creëren van stakeholderwaarde. Wat je moet nastreven is om vanuit een oprechte interesse in de belangen van partijen te zoeken naar oplossingen die door alle betrokkenen gedragen en als winst gezien worden. Je bereikt dit door een voortdurende dialoog met je omgeving: de stakeholderdialoog.”

De eerste vraag die Hylkema vaak in onderzoeken stelt, is in welke rol het waterschap door een stakeholder wordt gezien. Is het bijvoorbeeld meer een uitvoerder van werkzaamheden, een verbinder of een sparringpartner op een brede ruimtelijke opgave. Door deze vraag goed uit te diepen krijg je scherp welke verwachtingen bij een dergelijke rol horen en hoe die rol op dit moment wordt ingevuld. Zijn ervaring is dat dit inzicht een waterschap al erg kan helpen om op een structurele manier te werken aan het verdiepen van de relatie met zijn stakeholders.

Volgens Hoogland is samenwerken met anderen essentieel om uiteenlopende kennis en kwaliteiten te bundelen. “Als waterschap boren we graag de kennis van onze stakeholders aan, om onze doelen te kunnen realiseren. Een voorbeeld van hoe wij als Rijnland onze omgeving betrekken, is de nieuwe werkwijze voor de totstandkoming van ons waterbeheerplan. Met een participatietraject geven wij samen met burgers inhoud aan het plan. Door burgers actief te betrekken en ook te begrijpen wat hun behoefte is, kom je tot een gedragen plan.”

E-book: Stakeholdermanagement in een turbulente tijden

In deze uitgave leer je hoe je de belangen van je stakeholders in kaart brengt én hoe je hier op strategisch niveau rekening mee kunt houden.

Meer informatie

Stakeholderwaarde realiseren

Hylkema: “De essentie is om de organisatie in beweging te brengen richting de stakeholders. Het gaat niet alleen om het geven van inzichten, maar vooral wat er vervolgens mee gedaan wordt om impact te creëren. De uitdaging ligt er in om een boodschap zó te verpakken dat het ook echt blijft hangen. Dit doe je door je collega’s vooraf te betrekken, inzichten te delen en op een aansprekende manier de resultaten te bespreken, zowel intern als extern. Het is cruciaal dat mensen uit je organisatie zich bewust worden van het belang van de verschillende stakeholders. Het uiteindelijk doel is om samen aan de slag te gaan en waarde toe te voegen voor jou en je stakeholders.”

Dit artikel is gepubliceerd in het tijdschrift “Het Waterschap” van de Unie van Waterschappen.